أمانة مجلس الجامعة

تُعد أمانة مجلس الجامعة بمستوى شعبة ضمن الهيكل التنظيمي والإداري لرئاسة الجامعة، وترتبط إدارياً بالسيد رئيس الجامعة، وتمثل الجهاز الإداري والتنظيمي المساند لعمل مجلس الجامعة بوصفه أعلى سلطة علمية وإدارية في الجامعة.

وتضطلع أمانة المجلس بدور محوري في تنظيم أعمال مجلس الجامعة وتنسيقها، وتمثل حلقة الوصل الأساسية بين رئاسة الجامعة ومختلف تشكيلاتها وكلياتها من جهة، ومجلس الجامعة من جهة أخرى، فضلاً عن التنسيق مع وزارة التعليم العالي والبحث العلمي وهيئة الرأي في الموضوعات التي تستوجب استحصال الموافقات أو اتخاذ القرارات ضمن الصلاحيات المخولة لها.

وتختص أمانة المجلس بمتابعة واستحصال الموافقات الأصولية بشأن الموضوعات والقرارات التي تتجاوز صلاحيات السيد رئيس الجامعة، سواء كانت من الموضوعات الداخلة ضمن صلاحيات مجلس الجامعة أو تلك التي تتطلب عرضها على الوزارة أو هيئة الرأي، وفقاً للقوانين والأنظمة والتعليمات والضوابط النافذة.

ويُكلّف أمين مجلس الجامعة عادةً من بين أعضاء الهيئة التدريسية من ذوي الخبرة والكفاءة في المجالات الإدارية والقانونية، ويكون مسؤولاً بصورة مباشرة أمام السيد رئيس الجامعة عن سلامة ودقة محاضر جلسات مجلس الجامعة ومدى مطابقتها للقوانين والأنظمة والتعليمات والضوابط الوزارية النافذة.

كما يتولى أمين المجلس المسؤولية المباشرة عن إدارة أعمال أمانة المجلس، والإشراف على إعداد جداول أعمال جلسات مجلس الجامعة وتنظيمها، وتوثيق محاضر الجلسات وقرارات المجلس، ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة عنه، والتنسيق مع التشكيلات المعنية لضمان تنفيذها وفق الأطر القانونية والإدارية المعتمدة.

أولاً: المهام التنظيمية والتحضيرية

• إعداد جداول الأعمال: التنسيق مع السيد رئيس الجامعة ومختلف الكليات والمراكز والتشكيلات الجامعية لجمع الموضوعات التي تستوجب عرضها على مجلس الجامعة، ودراستها وتنظيمها وإدراجها ضمن جدول أعمال الجلسات وفقاً للسياقات الأصولية.
• توجيه الدعوات: تبليغ أعضاء مجلس الجامعة بموعد ومكان انعقاد الجلسات، وتزويدهم بجدول الأعمال والوثائق والمرفقات ذات الصلة قبل موعد الانعقاد بالمدة المناسبة.
• التوثيق وإعداد المحاضر: إعداد محاضر جلسات مجلس الجامعة بصورة دقيقة، وتوثيق الموضوعات والمناقشات والآراء المطروحة والقرارات والتوصيات التي يتخذها المجلس، وفقاً للسياقات والضوابط المعتمدة.

ثانياً: المهام الإدارية والمتابعة

• متابعة المصادقة وتنفيذ القرارات: متابعة رفع محاضر وقرارات مجلس الجامعة إلى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي أو هيئة الرأي لغرض المصادقة عليها في الحالات التي تستوجب ذلك، ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن المجلس مع التشكيلات والجهات ذات العلاقة بعد استكمال التوقيعات والموافقات الأصولية.
• إصدار الأوامر الجامعية: متابعة تحويل قرارات مجلس الجامعة التي تستوجب ذلك إلى أوامر جامعية أصولية ونافذة، بما يتعلق بالشؤون الإدارية والعلمية والطلابية، وفقاً للصلاحيات والتعليمات النافذة.
• الأرشفة والتوثيق: حفظ وأرشفة أصول محاضر جلسات مجلس الجامعة وقراراته والوثائق والمراسلات المتعلقة بأعماله، ورقياً وإلكترونياً، وتنظيمها بما يضمن سهولة الرجوع إليها والمحافظة على سلامتها وسريتها.

ثالثاً: الشؤون العلمية والطلابية

• الترقيات العلمية: متابعة عرض توصيات لجنة الترقيات العلمية المركزية على مجلس الجامعة لغرض المصادقة عليها، واستكمال الإجراءات الأصولية وإصدار الأوامر الجامعية المتعلقة بمنح اللقب العلمي (أستاذ) ضمن الصلاحيات المخولة للمجلس.
• الدراسات الأولية: متابعة إقرار خطط القبول في الدراسات الأولية للعام الدراسي، والنظر في طلبات تأجيل الدراسة ضمن الصلاحيات المخولة لمجلس الجامعة، وإحالة الحالات التي تتطلب موافقة هيئة الرأي إلى الجهات المختصة، فضلاً عن متابعة مصادقة نتائج الامتحانات النهائية والنظر في حالات النقل والاستضافة والقضايا الانضباطية التي تدخل ضمن صلاحيات المجلس، وفقاً للقوانين والتعليمات والضوابط النافذة.
• الدراسات العليا: متابعة إقرار خطط القبول في الدراسات العليا لكل عام دراسي، والنظر في طلبات تمديد الدراسة والحالات الأخرى الداخلة ضمن صلاحيات مجلس الجامعة، فضلاً عن متابعة مصادقة نتائج الامتحانات النهائية وفقاً للتعليمات والضوابط النافذة.

رابعاً: المهام التنسيقية

• التنسيق مع مجالس الكليات: التنسيق المستمر بين مجلس الجامعة ومجالس الكليات والتشكيلات الجامعية؛ لضمان تكامل الإجراءات ووحدة الرؤية والالتزام بالقوانين والتعليمات والضوابط الوزارية النافذة.
• التنسيق مع الوزارة وهيئة الرأي: القيام بدور حلقة الوصل والتنسيق بين الجامعة ووزارة التعليم العالي والبحث العلمي وهيئة الرأي في الموضوعات التي تستوجب العرض أو استحصال الموافقات الأصولية، ومتابعة الإجراءات المتعلقة بها وفق السياقات المعتمدة.